Mengurus Surat Surat Penting Bagi Anak Yang Lahir Di Jepang

Meskipun boleh dikatakan prosesnya ruwet, memakan waktu dan biaya tapi karena kedudukannya sangat penting, proses administrasi kelahiran buah hati mau tidak mau harus kita tindak lanjuti sampai semuanya benar benar selesai. Karena jika separo separo tanpa kejelasan hanya akan membuat masalah dikemudian hari yang mungkin awalnya ruwet menjadi semakin tambah ruwet. Hari ini saya ingin sedikit berbagi pengalaman tentang mengurus berbagai macam surat surat penting bagi anak yang lahir di Jepang. Mungkin saja pengalaman ini berguna bagi sesama bloger yang tinggal di Jepang yang sedang menunggu kelahiran buah hatinya atau bisa juga menjadi perbandingan apabila ada bloger yang tinggal di negara lain. Mungkin saja bagi yang berdomisili di tanah air juga berguna minimal bisa menambah wawasan kita.

Soal melahirkan di Jepang, yang perlu ditegaskan adalah proses persalinan harus dilakukan di institusi kesehatan resmi, misalnya klinik bersalin atau rumah sakit. Di tanah air melahirkan di rumah dengan mengundang bidan atau dukun bayi sering kita temui. Tapi di Jepang hal itu tidak ada karena dipandang sangat berbahaya baik bagi bayi maupun ibunya. Selain itu memang sistem jaminan kesehatan, penyebaran tenaga medis, rumah sakit dan faktor pendukung lainnya memang sangat memungkinkan untuk melaksanakan aturan tersebut.

Kembali soal surat surat penting bagi anak yang lahir di Jepang, biar mudah secara pribadi saya membagi menjadi dua. Pertama adalah surat surat yang dikeluarkan oleh instansi Jepang misalnya pemerintah daerah atau imigrasi. Yang kedua adalah surat yang dikeluarkan oleh pemerintah Indonesia dalam hal ini diwakili oleh Kedutaan Besar RI di Tokyo atau Konsulat Jenderal RI di Osaka. Saya coba jelaskan satu persatu sesuai dengan pengalaman saya selama mengurus surat keterangan buah hati saya.

1. Surat Yang Dikeluarkan Oleh Instansi Jepang

Surat yang dikeluarkan oleh instansi Jepang ini sifatnya urgen sekali. Jadi tidak bisa ditunda tunda karena jika ditunda tunda buntutnya sangat panjang, ruwet bikin pusing kepala. Setelah anak lahir segera diurus sampai selesai, sampai clear semuanya. Dalam ingatan saya ada 6 hal yang berkaitan dengan instansi Jepang yang harus diurus setelah proses kelahiran selesai. Akan saya coba uraikan satu persatu seingat saya.

a. Surat Keterangan Lahir Dari Rumah Sakit Yang Kemudian Disahkan Pemerintah Daerah

Selain faktor resiko, mungkin ini merupakan jawaban lain kenapa proses persalinan di Jepang harus dilakukan di rumah sakit. Jadi setelah proses persalinan selesai, kita diwajibkan meminta surat keterangan lahir ke rumah sakit sebagai pengantar untuk membuat surat keterangan lahir di kantor pemerintah. Jika proses persalinan dilakukan oleh dukun atau bidan dirumah mungkin akan mendapat masalah ketika mengurus surat keterangan lahir karena dukun atau bidan bukanlah institusi yang bisa memberi cap dan surat keterangan lahir. Selanjutnya, surat keterangan lahir dari rumah sakit tersebut dibawa kantor pemerintah yang dalam bahasa jepang disebut shiyakusho untuk disahkan menjadi surat keterangan lahir atau dalam bahasa Jepang disebut shussei todoke.

b. KTP Jepang

Dengan dasar surat keterangan lahir tadi pihak pemerintah daerah membuat KTP Jepang atau gaikokujin torokusho untuk anak. Berbeda dengan KTP Jepang untuk orang dewasa yang bentuknya kecil seperti SIM, KTP Jepang untuk anak berbentuk kertas dengan ukuran sekitar 2/3 kertas A4 tanpa pas foto. Isinya juga sedikit beda tapi telah mencantumkan nomer KTP seperti milik orang dewasa. KTP Jepang untuk anak ini tidak memerlukan waktu yang lama, 1 hari bisa selesai.

c. Asuransi Kesehatan

Setelah KTP Jepang selesai, kemudian mengurus asuransi kesehatan. Biasanya asuransi kesehatan untuk anak menyesuaikan dengan asuransi orangtuanya, dengan kata lain ikut asuransi kesehatan orang tuanya. Dalam proses ini orangtua bisa mendaftarkan asuransi anaknya lewat instansi tempat bekerja. Pengalaman pribadi saja, proses pendaftaran asuransi kesehatan untuk anak lewat perusahaan dimana saya bekerja memakan waktu sekitar 1 minggu. Jika orang tuanya statusnya bukan pekerja, misalnya pelajar bisa mengurus asuransi kesehatan di kantor pemerintah daerah atau shiyakusho.

d. Kartu Jaminan Kesehatan Dan Tunjangan Anak

Apabila asuransi kesehatan sudah selesai, orang tua diharuskan untuk mengurus semacam kartu jaminan kesehatan khusus untuk anak. Syaratnya ya itu tadi, harus ada asuransi kesehatan. Kartu jaminan kesehatan ini berwarna kuning, berfungsi untuk memberikan jaminan biaya kesehatan anak secara gratis kalau tidak salah sampai umur 15 tahun. Jadi apabila anak sakit apapun itu, habis berapapun, dirawat dirumah sakit manapun biayanya gratis. Pendaftaran kartu jaminan kesehatan ini tidak memerlukan waktu yang lama, kalau tidak ada antrian 30 menit bisa selesai. Selain itu harus mendaftar untuk mendapatkan tunjangan anak dari pemerintah Jepang yang jumlahnya sekitar 15000 yen perbulan dan diterima empat bulan sekali.

e. Mengurus Panduan Kesehatan Ibu Dan Anak

Sebenarnya buku panduan ini didapatkan pada saat awal kehamilan jadi jauh sebelum anak lahir. Tapi karena digunakan juga sebagai rekap data perkembangan ibu saat hamil, melahirkan dan perkembangan anak sampai umur sekitar 5 tahun akhirnya saya  masukkan juga. Kalau di Indonesia mungkin mirip dengan Kartu Menuju Sehat (KMS) yang didapatkan di posyandu atau puskesmas. Buku ini bisa didapatkan di pusat kesehatan atau kenkou senta yang ada disetiap kota secara gratis. Dengan mendapatkan buku ini secara otomatis terdaftar juga sebagai peserta program kesehatan ibu dan anak dan bisa mengikuti aneka program misalnya seminar tentang  ibu dan anak atau imunisasi secara gratis.

f. Visa

Administrasi lain yang tidak boleh kelewatan adalah mengurus visa atau ijin tinggal di kantor imigrasi. Aturannya keimigrasian Jepang menyatakan bahwa visa untuk anak harus diurus dalam waktu 30 hari kerja setelah kelahiran. Pengalaman saya, visa anak bisa didapatkan tanpa harus membuat paspor terlebih dahulu. Visa anak nanti ditempelkan disebuah kertas khusus kemudian diletakkan dalam  bundel yang sama dengan KTP Jepang anak. Pertama kali saya juga kaget, tanpa pasporpun ternyata bisa mengurus visa. Proses pengurusan visa untuk anak ini juga tidak lama, pengalaman saya sekitar 2 jam selesai.

2. Surat Yang Dikeluarkan Oleh Perwakilan Pemerintah RI

Sebagai WNI kita juga harus mengikuti aturan pemerintah Indonesia meskipun tinggal di negara lain. Kadang kadang ruwet sih, tapi jika tidak dipatuhi gak baik juga dan akhirnya kita sendiri yang pusing. Bagi anak yang lahir di luar negeri, dalam konteks pengalaman saya adalah Jepang maka paling tidak ada dua surat penting yang harus diurus sebelum kembali ke tanah air. Akan saya coba jelaskan satu persatu.

a. Surat Keterangan Lahir

Anak yang lahir di Indonesia pasti mendapatkan akte kelahiran. Akte kelahiran ini berfungsi macam macam, meskipun saya sendiri tidak hafal fungsinya buat apa tapi yang jelas sangat vital. Jadi jangan sampai lupa untuk mengurus surat keterangan lahir, bisa di KBRI Tokyo atau Konjen Osaka karena surat keterangan lahir yang dikeluarkan oleh pemerintah Jepang tidak berlaku apabila pulang ke Indonesia. Perlu diketahui, judulnya nanti bukan akte kelahiran karena aturan perundangannya menyebutkan perwakilan RI di Jepang memang tidak mengeluarkan akte kelahiran. Sebagai gantinya perwakilan RI mengeluarkan Surat Keterangan Lahir atau sering disingkat dengan SKL. Meskipun berbentuk Surat Keterangan Lahir tapi fungsi dan kedudukannya sama dengan akte kelahiran. Untuk syarat syarat membuat surat keterangan lahir ini bisa dilihat di websitenya KBRI Tokyo atau Konjen Osaka.

b. Paspor

Selain surat keterangan lahir, diwajibkan juga membuat paspor untuk anak. Biasanya ini satu paket, jadi membuat surat keterangan lahir sekalian membuat paspor untuk anak. Dulu anak tidak diwajibkan memiliki paspor, jadi anak bisa numpang di paspor orang tuanya. Tapi sekarang aturannya berubah, yaitu anak diwajibkan memiliki paspor sendiri dari umur nol tahun. Nanti yang membedakan antara paspor orang dewasa dengan paspor anak adalah tanda tangan dimana paspor orang dewasa ada tanda tangannya, tapi paspor anak tidak ada tanda tangannya. Pengalaman saya mengurus surat keterangan lahir dan paspor untuk buah hati saya di Konjen Osaka cukup gampang meskipun syaratnya cukup banyak. Waktu yang diperlukan juga tidak lama, cuma 3 hari. Untuk keterangan lebih lanjut bisa dilihat di website KBRI Tokyo atau Konjen Osaka.  Oh iya, setelah paspor jadi, visa anak yang menempel di kertas yang dimasukkan satu bundel dengan KTP Jepang tadi tinggal dipindah aja ke halaman paspor anak. Caranya tentu saja bukan disobek terus  dipindah sendiri, tapi lapor ke imigrasi biar pihak imigrasi yang memindahkannya.

Apabila semua proses diatas selesai, Insya Alloh urusan administrasi buah hati anda selesai. Bisa istirahat sambil bermain dengan si kecil hehehe.

Salam hangat, 21 April 2012, Aichi – Jepang.

14 thoughts on “Mengurus Surat Surat Penting Bagi Anak Yang Lahir Di Jepang

    • salam kenal ya. soal biaya melahirkan tergantung proses melahirkannya. kalau normal habis sekitar 450 ribu yen atau sekitar 45 juta rupiah. ini kira kira saja ya. Tapi ada subsidi dari pemerintah jepang langsung ke rumah sakit sebesar 420 ribu yen atau sekitar 42 juta rupiah, jadi kita tinggal bayar sisanya sekitar 30 ribu yen atau 3 jutaan.

      kalau pakai operasi sesar bisa habis sekitar 500 ribu yen atau 50 juta rupiah. subsidi dari pemerintah jepang 420 ribu yen, sisanya kita bayar sendiri. pengalaman saya waktu istri melahirkan lewat sesar habis sekitar 7 juta rupiah.

      kalau untuk surat surat yang dari instansi jepang misalnya ktp jepang, asuransi, visa dll ongkosnya zero yen alias gratis. untuk paspor yang buatnya di kbri atau konjen habis 2500 yen atau 250 ribu rupiah. surat keterangan lahir kalau gak salah habis 1200 yen atau 120 ribu rupiah. salam hangat.

  1. Selamat siang bapak mbantoelpoenya.

    Saya mau nanya nih, Dari semua surat2 yg bapak sebutkan di atas, urut2an pengurusannya bagaimana pak ? Apa bisa surat2 yg dikeluarkan oleh pemerintah Jepang dan RI diurus secara paralel ?

    Terimakasih banyak.

    • selamat malam. salam kenal. tidak bisa pararel, harus satu persatu. kalo urutan berdasarkan pengalaman saya seperti ini :
      1. minta surat keterangan lahir dari rumah sakit.
      2. surat keterangan lahir tersebut dibawa ke shiyakusho untuk diverifikasi dan disahkan oleh shiyakusho.
      3. bersamaan dengan itu pihak shiyakusho akan membuat kTP jepang untuk anak.
      4. dengan modal ktp jepang tersebut orang tua bisa membuatkan asuransi kesehatan bagi anak. asuransi ini mutlak harus punya.
      5. setelah asuransi jadi pergi lagi ke shiyakusho untuk membuat kartu jaminan kesehatan khusus anak biasanya berwarna kuning. dengan punya kartu jaminan kesehatan ini jika anak sakit dan dibawa ke rumah sakit biayanya jadi zero yen alias gratis.
      6. setelah itu urus tunjangan anak di shiyakusho agar anak mendapatkan tunjangan perbulan dari pemerintah jepang.
      7. setelah ktp jepang anak jadi, sambil menunggu keluarnya kartu asuransi kesehatan, bisa pergi ke imigrasi untuk membuat visa bagi anak. paspor belakangan saja gpp. visa ini urgen, penting sekali jadi lebih baik didahulukan daripada paspor.
      8. pergi ke kbri atau konjen untuk membuat surat keterangan lahir dan paspor untuk anak. buat paspor tidak harus tergesa gesa. pengalaman saya, anak baru saya buatkan paspor ketika berumur 7 bulan. tidak ada masalah, yang penting visa didahulukan. syarat2nya silahkan cek di website kbri atau konjen.
      9. kalau paspor sudah jadi balik lagi ke imigrasi untuk memindahkan visa anak ke paspor anak yang sudah jadi.

      semoga bermanfaat. terimakasih.

      • Jadi yg untuk surat2 yg dikeluarkan oleh pemerintah RI itu justru yg bisa diurus belakangan ya.

        Terimakasih banyak pak.

  2. betul…karena hidup di jepang jd yg dari pemerintah jepang didahulukan dulu biar gak ada masalah. kalau anak sakit terus sdh ada asuransi dan kartu jaminan kesehatan khan tenang. anak sdh punya visa kita juga tenang. oh iya, aturan imigrasi jepang ya…anak harus dicarikan visa dalam waktu 30 hari setelah kelahiran. jgn sampai diundur undur nanti malah kena masalah. tengkyu juga.

  3. salam kenal pak, setelah membaca artikel ini walaupun belum pernah ke jepang tetapi saya merasa kehidupan disana sangat teratur dari lahir terjamin. jika berkenan, mohon posting artikel mengenai daerah tertinggal di jepang (jika ada) dan bagaimana proses pemberdayaan masyarakatnya hingga setara dengan wilayah lain di jepang.. warm regards dari mojokerto

  4. Salam kenal Pak,
    Saya ingin berterima kasih atas penjelasan Bapak.
    Sangat membantu.
    Saya sedang mengurus Residence Card buat bayi baru lahir.
    Kelihatannya keberadaan Residence Card ini menggantikan fungsi Visa dan KTP Jepang ya Pak?

    Terima kasih penjelasannya.

    • terimakasih mas sudah berkunjung ke blog saya. saya malah belum ngurus resident card ini. masih males pergi ke imigrasi hehehe…..resident card kayaknya menggantikan fungsi KTP saja. kalau visa tetep sono mama nempel di paspor. selamat buat kelahiran si kecil ^_^

  5. Salam kenal bapak, Mohon informasi, apakah benar setelah si anak kembali ke Indonesia, apakah kita perlu melapor lagi ke kantor catatan sipil di indo untuk mendapatkan akte kelahiran? Soalnya secara tidak sengaja ‘surat tanda kelahiran’ anak saya yang dikeluarkan KBRI hilang, dan KBRI tidak bisa mengeluarkan dokumen asli lg, jadi hanya berupa foto copy legalisir, yang mana saya akan mengalami kesulitan dalam pengurusan segala hal kedepannya. Karena fotocopy legalisir yang terbatas. Mohon pencerahannya pak. Terimakasih

    • salam kenal juga. wah kasus anda ini cukup rumit karena berhubungan dengan dokumen penting sekaligus lintas negara. jujur saja, saya juga belum tahu gimana prosedur mengurus kependudukan bagi anak saya setelah pulang ke indonesia nanti. tapi setelah googling saya menemukan ternyata pihak catatan sipil di indonesia juga tidak seragam dalam penerapan aturan yang ada. ada catatan sipil yang bilang bisa menerbitkan akta kelahiran, jadi surat keterangan lahir yang dikeluarkan KBRI dan surat surat lain digunakan untuk mengurus akta kelahiran. sebaliknya ada juga catatan sipil yang bilang tidak bisa menerbitkan akta kelahiran, cukup memakai dokumen surat keterangan lahir dari KBRI dan surat keterangan lahir (shussei todoke) yang dari shiyakusho.

      saya temukan 2 blog yang membahas akta kelahiran anak dari 2 WNI yang anaknya lahir di Jepang. silahkan dibaca. mungkin bisa sedikit memberikan pencerahan.

      link 1
      link 2

      pendapat saya, kalau mau pulang ke indonesia disiapkan saja berkas berkas yang kira kira diperlukan, misalnya saja:
      1. surat keterangan lahir (karena hilang, siapkan saja fotokopi yang telah dilegalisir)
      2. shussei todoke yang dikeluarkan shiyakusho
      3. paspor suami, istri dan anak
      4. surat nikah

      mohon maaf tidak bisa memberikan solusi konkrit. saya doakan semoga lancar dalam pengurusannya nanti.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s